재택근무가 업무 생산성을 높인다는 의견과 저하한다는 의견 사이에 공통분모가 있어요. 바로 비즈니스 성장을 위해서는 업무 생산성을 높여야 한다는 점이에요. 그렇다면 '어디서 일할 것인가'를 논하기 전에 생산성이라는 본질을 먼저 생각해야 하지 않을까요? 생산성을 높이기 위한 핵심 요소는 무엇일까요?

간소화  불필요한 일을 덜어내어 복잡한 과정을 줄이는 거예요. 여기서 불필요한 일은 '일을 위한 일'을 뜻해요. A-B로 이어지는 업무를 예로 들어볼게요. A를 위해 a, b가, B를 위해 c, d가 각각 하위 업무로 선행되어야 한다면 어떨까요? 실제 과정은 a-b-A-c-d-B가 될 거예요. 우리는 큰 단위의 업무를 가장 중요하게 여기지만, 그 아래에는 부차적인 업무가 생각보다 많이 수반되어요. 간소화의 핵심은 부차적인 업무를 최대한 줄이고 중심 업무에 몰입할 수 있는 환경을 조성하는 거예요.

자동화  자동화는 사람의 개입을 최소화하는 데 의의를 두어요. 사람 없이도 정해진 프로세스에 맞추어 24시간 일을 수행하는 거죠. 과거에는 수작업으로 데이터를 분류했지만, 전산 프로그램이 등장하면서 다량의 데이터를 빠르게 가공할 수 있었어요. 이제는 한발 더 나아가 데이터 활용 시스템을 이용해 다듬어진 데이터만 바로 확인할 수 있게 되었죠. 사람이 하던 일을 빠르고 정확하게 대신한다는 점에서 간소화를 실현하는 방법이 되기도 한답니다.

체계화  조직이 원활하게 나아가기 위해서는 일반적인 프로세스가 필요해요. 특정 업무를 언제, 어디서, 누가 담당하든 동일한 방식으로 수행할 수 있어야 한다는 뜻이에요. 우리는 이를 업무 체계라고 부르죠. 체계가 불분명하면 어떤 문제가 발생할까요? 무엇보다 앞서 말한 간소화를 실현하기 어려워져요. '이대로만 하면 됩니다!'라는 지침이 없으니 무엇을 해야 할지부터 생각해야 하고, 결국 일이 하나 더 늘어나는 셈이에요. 따라서 모든 구성원이 이해할 수 있는 프로세스를 정립해야 해요.

이제 다시 큰 주제로 돌아와서, 새로운 근무 형태로서 재택근무를 정착시키고, 이를 통해 업무 생산성을 높이려면 무엇이 필요할까요?

시스템 측면  재택근무를 시행하고 나서 필요한 시스템을 그때그때 도입하는 것보다는, 근무 형태가 바뀌어도 기존 방식을 유지할 수 있는 고도화된 시스템을 먼저 구축하는 것이 중요해요. 사용 개수는 적을수록 좋아요. 시스템마다 사용법을 따로 익혀야 하면 결국 일을 위한 일이 늘어나기 때문이에요. 그러니 전반적인 업무 관리 기능을 아우르는 시스템이 가장 적합하겠죠. 시스템 검토 시 핵심은 데이터 활용의 용이성, 프로세스 자동화 여부, 알림 등 즉각적인 소통 기능 유무예요. 정성적인 기록과 더불어 성패를 측정할 수 있는 프로젝트 관리 기능이 잘 마련되어 있는지도 확인해야 하고요.

제도적 측면  적절한 사내 규정도 뒷받침되어야 해요. 특히 구성원의 의사를 충분히 반영하여 근무 시간 유연성을 보장할 수 있어야 해요. 또한 명확한 목표 설정과 그것을 달성하여 얻은 성과를 중심으로 공정한 평가가 이루어져야 해요. 이때 비대면 환경인 만큼 기록의 중요성이 더욱 두드러지는데요. 업무 진척도를 공유하고 일지를 작성하는 등 문서화와 관련된 규정도 간과할 수 없어요.

문화와 인식 측면  재택근무를 시행했을 때 우려되는 점이라고 한다면 일하는 모습을 눈으로 확인할 수 없는 문제가 가장 클 텐데요. 그렇다고 보이지 않는 구성원을 원격으로 과도하게 감시하는 분위기로 흘러가서는 안 돼요. 그들을 믿고 자율적으로 일하는 환경을 조성하되 틈틈이, 규칙적으로 소통하며 감시가 아닌 '관리'가 이루어지고 있음을 알려 주어야 해요. 또한 목표 달성의 기쁨을 계속해서 상기시키고, 관리자로서 구성원에게 회사 내부 상황을 면밀히 공유함으로써 원활한 양방향 소통을 추구해야 해요.

개인의 노력 측면  자율적인 업무 환경을 만든다는 것은 시공간의 제약을 허무는 대신 개인과 조직의 목표에 더욱 초점을 맞추겠다는 의미예요. 따라서 목표 달성을 위한 각자의 계획과 규칙을 꼼꼼하게 세워야 해요. 사생활 공간과 업무 공간은 분리하는 것이 좋아요. 업무에 집중하는 시간, 식사 시간, 짧은 쉬는 시간 등 시간 활용 계획도 정립해야 하고요. 또한 직접 만나서 대화를 나눌 수 없는 만큼 빠른 소통이 가능한 환경을 만들고 이를 동료들이 알 수 있게 해야 해요.

공간 기획  서비스 시연 공간부터 이벤트, 홍보, 상담 공간까지! 부스 공간을 기획할 때는 여러 가지 상황을 종합하여 가장 효율적인 배치를 찾아야 하는데요. 참관객의 예상 동선은 물론, 원활한 운영을 위해 내부 인원 간 동선까지 고려해야 해요. 부스가 개방된 방향도 공간 배치에 영향을 미친답니다. 말로 풀어내기엔 머릿속에 그림이 잘 그려지지 않아서 화이트보드에 진짜 그림을 그렸어요. 이 정도로 박람회에 진심이에요! 사진을 보면 숫자도 복잡하게 적혀 있죠? 벽면에 걸어둘 배너와 포스터 크기를 계산하기 위함이에요.

증정품 기획  텀블러 상자 아래, 달걀이 들어 있을 것만 같은 상자의 정체는 과연 무엇일까요? 바로 스타트 씨드키트(Start Seed Kit)예요. 지난 6월에 개최된 스마트테크코리아2023에서도 선보였는데요. 많은 분들이 신기해하며 관심을 보이셨답니다. 상자는 화분 역할을 하고, 안에는 귀여운 케일 씨앗과 압축토, 스포이트, 우드사인, 메시지 카드가 들어 있어요. 새 생명이 싹을 틔워 성장하듯 그룹웨어프로도 고객사와 함께하며 동반 성장을 이루겠다는 의미가 담겨 있어요. 진짜 싹이 나는지 궁금하시다고요? 그래서 저희가 직접 키워보았습니다.😎 지난 뉴스레터에서 생생한 후기를 만나 보세요!(클릭)

물품 준비  박람회 개최 D-1. 마지막까지 필요한 물품을 꼼꼼하게 점검했어요. 그리고 나서 큰 짐과 작은 짐으로 분류해 박람회 현장으로 부지런히 옮겼답니다. 사진 속 짐은 극히 일부예요. 사진에 담기지 않은 짐도 많았어요. 게다가 옮기는 게 전부가 아니에요. 현장에 도착해서 짐을 풀고 부스를 꾸밀 때부터가 진짜 시작이라는 점... 단단히 각오하고(?) 현장으로 이동합니다.

부스 세팅  경험은 최고의 스승이라는 말은 여기서도 새삼 느껴져요. 이제 말하지 않아도 각자 역할을 분담해 부스를 척척 꾸며나가거든요. 행사 참여 경험이 늘어날수록 요령이 생긴다고 할까요? 열심히 그렸던 배치도를 떠올리며 주저 없이 움직이니 작업 시간이 점점 줄어들어요. 퀄리티도 갈수록 좋아지고요. 하지만 작업이 능숙해졌다고 해서 고단함이 줄어드는 건 아닌 모양이에요. 세팅을 끝내고 나니 밀려드는 피로...😮‍💨 다음 날 좋은 컨디션으로 참관객을 맞이해야 하니 얼른 집으로 돌아가 일찍이 잠을 청해봅니다.

부스 운영  대망의 박람회 당일! 첫날부터 참관객들의 열기가 대단했어요. 특히 그룹웨어프로 기능을 눈으로 직접 확인하고 싶어 하는 분들의 관심이 뜨거웠답니다. 덕분에 저희 팀 그룹웨어프로도 더욱 힘을 낼 수 있었어요. 눈코 뜰 새 없이 바쁘게 흘러간 3일이었지만, 그룹웨어프로를 필요로 하는 고객과 새로운 인연을 맺을 수 있어 의미 있는 나날이었어요.

참가 후기  큰 행사에 참여할 때마다 느끼는 건, 하나부터 열까지 준비해야 할 것이 아주 많다는 거예요. 철저하게 준비했다고 해도 막상 현장에 가면 어떤 변수가 일어날지 모르는 일이고요. 그 과정이 결코 쉽지는 않지만, 그룹웨어프로를 더 널리 알리고 행사를 성공적으로 마무리할 때면 뿌듯함을 느껴요. 앞으로도 많은 분들과 직접 만나 소통할 수 있는 기회를 계속해서 마련할 테니 많은 기대 부탁드려요!

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